Wie du mit 4 einfachen Fragen deine wöchentliche Produktivität steigern kannst

In der heutigen Ausgabe teile ich meinen 4-Fragen-Prozess, um deine wöchentliche Produktivität zu verbessern.

Wenn du diesen Prozess (oder etwas Ähnliches) wiederholen kannst, wirst du viel weniger ausbrennen (müde oder schlapp fühlen) und viel wahrscheinlicher nur an den wichtigsten Teilen deiner Marke oder deines Unternehmens arbeiten.

Leider haben die meisten Menschen keinen soliden Prozess, um ihre Zeit effektiv zu managen. Daher arbeiten sie ständig „im“ Geschäft statt „am“ Geschäft.

Produktivität ist ein System, das gutes Verhalten erzwingt

Ohne angemessene Produktivitätssysteme gibt es eine Reihe von Herausforderungen:

Herausforderung 1: Kontextwechsel: Ständige Ablenkung durch kleine E-Mails, WhatsApp, Telefon, Familie und Co., die dich aus deinem kreativen oder geschäftlichen Flow-Zustand herausreißen und viel Zeit und Energie verschwenden.

Herausforderung 2: Falscher Fokus: Zeit mit Dingen verbringen, die sich produktiv anfühlen, aber tatsächlich zu den 80% gehören, die keinen Unterschied machen.

Herausforderung 3: Ausbrennen: Der Versuch, einen Vollzeitjob, ein Nebenprojekt und den Aufbau deines Publikums in den sozialen Medien zu jonglieren.

Du kannst all diese Herausforderungen überwinden, indem du ein besseres System zur Verbesserung deiner wöchentlichen Produktivität aufbaust.

Hier ist der 4-Fragen-Prozess, dem ich folge:

Frage 1: Was kann ich eliminieren?

Jede Woche beginne ich damit, meinen Kalender zu überprüfen. Oft sehe ich anstehende Meetings, die ich nicht hätte buchen sollen, Podcasts, bei denen ich nicht dabei sein muss, Gefallen für Freunde von Freunden, die nicht dringend sind, und andere Meetings, die nicht zu meinen obersten Prioritäten passen.

Wenn ich dir heute irgendeine Weisheit mitgeben kann, dann diese:Eliminiere diese Meetings und lerne, nein zu sagen. Mir hat geholfen, folgendes vor Augen zu führen: Wenn diese Person mich von meinem Erfolg abhalten will, dann muss sie mir einen Mehrwert geben, damit ich ja sage, sonst bleibt es bei Nein! Nicht gut im Nein-Sagen? Verwende diese Vorlage.

Wenn du bereits eine Menge Meetings in deinem Kalender hast, frage einfach:

„Bringt mich das meinen wichtigsten Zielen näher?“

Nein: Eliminieren

Ja, das ist kritisch: Weiter zu Frage 2

Frage 2: Was kann ich vereinfachen?

Sobald Dinge eliminiert sind, beginne ich zu vereinfachen.

Vereinfachung erfolgt in der Regel durch einfachere Prozesse, eine Reduzierung des Arbeitsumfangs oder die Zufriedenheit mit einem MFP (Minimal funktionsfähiges Produkt).

Ein aktuelles Beispiel ist ein neues Content-Produktionssystem, an dem ich in den letzten Jahren gearbeitet habe. Ich habe meinen gesamten Prozess zur Erstellung dieses Newsletters und der täglichen Informationen in den sozialen Medien vereinfacht.

(Hinweis: Dieser Prozess stammt aus dem Kurs - Digital Ordnung schaffen: Dein Alltag perfekt organisiert!)

Was früher 12-16 Stunden pro Woche dauerte, benötigt jetzt nur noch etwa insgesamt 8 Stunden pro Woche.

Prozesse und Systeme helfen, zu vereinfachen. Sei immer auf der Suche, deine zu verbessern.

„Kann das vereinfacht werden?“

Ja: Einen besseren Prozess entwickeln

Nein: Weiter zu Frage 3

Frage 3: Was kann ich automatisieren?

Als nächstes suche ich nach offensichtlichen Stellen, um Automatisierung einzusetzen.
Ein perfektes Beispiel wäre mein Coaching-Geschäft. Hier ist mein alter Prozess:

Schritt 1: Abschluss eines Erstgesprächs und Schreiben einer E-Mail mit einer Zusammenfassung meiner Dienstleistungen. (10 Minuten)

Schritt 2: Nachdem sie geantwortet haben, schicke ich ihnen einen Link zu ihrem Angebot, wo sie direkt bezahlen können (5 Minuten).

Schritt 3: Sobald die Zahlung durch ist, wird die Person automatisch aufgefordert, über die zugeschickte Agenda ihren Termin für das Coaching zu buchen. Jetzt stelle ich eine persönliche Strategie zusammen, wie ich die Person zu ihrem gewünschten Erfolg führe (15 Minuten).

Schritt 4: Ich lade die Strategie und weitere Dokumente für das 1:1 in der Agenda hoch, schalte das Onboarding ein und schicke ein WhatsApp-Video an die Kundin und lade sie ein, die Informationen bis zum ersten Treffen anzuschauen (15 Minuten).

Das ist fast eine Stunde meiner Zeit. Also habe ich mich entschieden, all dies mit Kajabi, Calendly und ChatGPT zu automatisieren. 

Jetzt laufen diese 4 Schritte komplett automatisch. Man könnte meinen, es läuft magisch von selbst und gibt mir viel mehr Zeit für mich persönlich. Änderungen oder Verschiebungen kann der Kunde selbst mit dem Tool übernehmen, und mich braucht es dazu komplett nicht! Das hat mir Stunden pro Woche abgenommen.

„Kann das automatisiert werden?“

Ja: Eine Automatisierung aufbauen

Nein: Weiter zu Frage 4

Frage 4: Was kann ich delegieren?

Das Lernen zu delegieren bedeutet, die Kontrolle über Arbeiten loszulassen, die weniger wertvoll sind als die Zeit, die es dich kosten würde, sie selbst zu erledigen.

Ich delegiere an meine virtuelle Assistentin oder einen gebuchten Freelancer, den ich gerade brauche. Dies tue ich immer über Fiverr, was ich dir auch wärmstens empfehlen kann. (Fiverr ist eine Plattform für Experten von Experten). Achte darauf, wenn du buchst, denn es gibt auch hier schwarze Schafe. Wenn du Unterstützung dafür brauchst, melde dich einfach bei mir.

Mithilfe von Prozessdokumenten und Videos, die ihr genau zeigen, was zu tun ist.

„Kann das delegiert werden?“

Ja: Effektiv mit einem Prozessdokument + Video delegieren.

Nein: Diese Arbeit bleibt für mich übrig.

Was bleibt also übrig?

Es gibt 4 unverzichtbare Aufgaben, die in meinem Kalender landen:

• 45-60 Minuten Interaktion mit meinem Publikum auf LinkedIn & Twitter

• 4-8 Stunden Video, Blog, Newsletter und Content erstellen (1x pro Woche)

• 35-60 Minuten Sport machen (dabei wähle ich zwischen Mountainbike und Kraftsport mit meinem eigenen Körpergewicht)

• Ein paar Kundengespräche führen

Und ein normaler Tag sieht normalerweise so aus:

• 7:00 bis 7:45 Uhr: 45 Minuten Interaktion auf LinkedIn/Twitter

• 8:00 bis 12:00 Uhr: 1:1 Coachings und Community Q&A`s

• 12:00: Gesundes Mittagessen

• 13:00 bis 14:00 Uhr: Content erstellen

• 14:15 bis 15:00 Uhr: Für Kundengespräche offen

Zwischen diesen Zeiträumen lese ich interessante Bücher, treffe mich mit Freunden und verbringe Zeit mit meiner Familie.

Natürlich gibt es Zeiten, in denen ich Projekte habe, die außerhalb der 4 oben genannten Kategorien fallen, aber das ist ein ziemlich normaler Tag für mich.

Ich hoffe, dass dir dieser Newsletter hilft, deinen Tag besser zu organisieren oder ein paar Nuggets mitnimmst, die du verwenden kannst, um effektiver zu priorisieren.

Versuche, den Tag zu organisieren, und zwar ohne Blätter oder Organisationsbücher. Es soll durchsuchbar sein, und das sind aktuell nur technische Tools. Verwende Kalender, To-Dos und Erinnerungen auf deinem PC, die an eine Cloud angeschlossen sind, wie Apple oder Google! Das hilft zu Beginn unheimlich.

Das war's für heute und wir sehen uns nächsten Samstag! Gib mir ein Feedback und erzähle, wie du das Wissen umgesetzt hast.

Ich freue mich darauf - Alex

Sobald du bereit bist, kann ich dir auf 3 verschiedene Arten helfen:

• Hol dir die exklusive Checkliste: Starte dein Online-Business mit unserer ultimativen Checkliste, die nur hier im Newsletter verfügbar ist. Diese kostenlose Checkliste führt dich durch alle wichtigen Schritte, gibt dir sofort Klarheit und Struktur und macht den Start einfach und effizient. Erhalte die Anleitung, die du brauchst, um erfolgreich zu starten.
• Buche einen 30-minütigen Erfolgsstrategie-Call: Erhalte individuelle Tipps und maßgeschneiderte Strategien für dein Online-Business im kostenlosen Beratungscall mit Alex. Wir besprechen deine Herausforderungen und entwickeln gemeinsam Lösungen, um dein Business auf das nächste Level zu bringen. Nutze die Chance für persönliche Beratung und konkrete, umsetzbare Tipps. 
• Sichere dir den exklusiven Rabattcode: Nur hier im Newsletter bekommst du nach dem Beratungscall einen exklusiven Rabattcode für unsere Produkte. Mit diesem Rabattcode kannst du bei hochwertigen Tools und Ressourcen sparen, die dir helfen, dein Business noch erfolgreicher zu machen. Sichere dir wertvolle Produkte zu einem günstigeren Preis. 

🕵🏻 Alex

PS: Es funktioniert nicht alles auf Anhieb. Um zu verstehen, wie ich mich über den PC in einer Cloud genau und effektiv organisiert habe, hat es bei mir 4 Jahre gedauert. Daher habe ich darauf den Kurs aufgebaut, damit du nicht 4 Jahre brauchst. In dieser Zeit konnte ich mich optimieren und brauche das Wissen viel in der Community oder 1:1-Coaching.

Alex Hurschler - CEO

Solopreneur Academy